Muss ich mich als Controller*in im Bereich Business Intellgience weiterbilden?

Hast du dir schon einmal die Frage gestellt, ob du dich als Controller*in im Bereich Business Intelligence weiterbilden solltest? Bist du in deinem Arbeitsalltag im Controlling im Reporting schon einmal an deine Grenzen bzw. die Grenzen des Berichtswesens gestoßen und hast über den Einsatz eines SelfService-BI-Tools nachgedacht?

In diesem Beitrag möchte ich dir aufzeigen, warum es für dich persönlich Sinn machen könnte, dich näher mit dem Thema Business Intelligence im Controlling zu beschäftigen. Außerdem möchte ich dir dabei helfen zu erkennen, ob der Einsatz von BI für dein Aufgabengebiet sinnvoll ist.

Warum Business Intelligence als Controller?

Auch das Controlling entwickelt sich weiter: Datenmengen werden heutzutage immer größer. Als Controller haben wir die Aufgabe die Unternehmenssteuerung mithilfe dieser Daten effizienter und effektiver zu gestalten. „Business Intelligence“, „Data Science„, „Business Analytics“ und Co. helfen dabei zunehmend und versuchen die Controlling-Prozesse schlanker und anwenderfreundlicher zu gestalten.

„Entwickelt sich der Controller nicht im Berufsfeld „Data Scientist“ weiter und vergrößert sein Aufgabengebiert, besteht die Gefahr, dass er fachlich abgehängt wird“

(Ruf, Schwab, 2016, Controlling S.500)

Self-Service Business Intelligence ermöglicht es dem Controlling, selbst Berichte und Analysen zu erstellen, ohne dass dafür eine Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung des Unternehmens notwendig ist. Sie stellt zudem für Controller*innen eine gute Möglichkeit dar, sich in das Thema „Data Science“ einzuarbeiten und weiterzubilden. Neben der persönlichen fachlichen Entwicklung können gleichzeitig Reporting-Probleme im Controlling-Alltag gelöst werden.

Ist BI die Lösung für deine Reporting-Probleme?

Um zu erkennen, ob BI dir in deinem Controlling-Alltag helfen würde, solltest du ersteinmal überprüfen, ob dein aktuelles Reporting für die Anwendungsfälle deines Aufgabengebietes ausreichend ist. Meine goldene Regel der Erstellung von neuen Reportings oder Dashboards ist dabei immer, dass diese nur erstellt werden sollten, wenn potentielle Nutzer einen Vorteil durch das neue Reporting haben. Dies kann zum Beispiel ein leichteres Zahlenverständnis und mehr Transparenz im Controlling sein. Oder auch ein neuer Detailgrad der Kennzahlen, welcher zuvor nicht zu Verfügung stand.

Ein gutes Reporting kannst du an folgenden Aspekten erkennen und daraus ableiten, ob du dein Reporting optimeren solltest und ggf. ein Business Intelligence Tool anwenden solltest.

Woran du gute Reportings erkennst:

1. Inhalt: Kennzahlen und alle dazugehörigen Attribute: filterbar je nach benötigter Granularität oder dargestellt als verdichtete Informationen.
2. Darstellung: Einheitliche Verwendung von Begrifflichkeiten, Fachausdrücken oder Farben und Einheiten – ganz egal ob grafisch oder in Form einer Tabelle.
3. Nutzer/Berichtsempfänger: Verschiedene Zielgruppen (z.B.: Management, Mitarbeiter, externe Empfänger) müssen zielgruppenorientiert mit Daten versorgt werden.
4. Bereitstellung: Angemessener Zeitaufwand zur Erstellung des Reportings. Zudem sollte ein Reporting für alle Nutzergruppen einfach zugänglich sein. Dabei müssen neben technischen Zugängen auch verschiedene Endgeräte (PC, Tablet & Co.) in Betracht gezogen werden.

Sei dir als Controller über deine mögliche Einflussnahme bewusst!

Ein weiterer Aspekt des Reportings ist die Einflussnahme, die man als Controller*in hat. Reportings ermöglichen und unterstützen die Entscheidungs- und Maßnahmenfindung eines Unternehmens und haben dadurch einen direkten Einfluss auf die Unternehmensperformance. Controller*innen beeinflussen diese Entscheidungen (unbewusst) mit den Daten, die sie zur Verfügung stellen.

Damit meine ich nicht, dass Controller*innen Daten fälschen! Auch die unterschiedliche Gestaltung von Reportings kann zu unterschiedlichen Entscheidungen führen!

Daher solltest du folgende Punkte im Reporting unbedingt beachten:

• „Information Overload“: Das richtige Reporting Design erleichtert die Wahrnehmung der Berichtsempfänger und wirkt einer Überlastung des Kurzzeitgedächtnis entgegen.
• Gestaltung ruft Emotionen hervor: Bei der visuellen Dartsellung von Daten und Kennzahlen in Dashboards oder Präsentationen können Emotionen erzeugt werden. Zum Beispiel können rot oder grelle Highlights aggressiv stimmen. Controller*in sollten daher darauf achten, dass die Gestaltung nur die gewünschten Emotionen hervorruft und an die Aussagen der Daten angepasst ist.
• Berichtsempfänger reagieren unterschiedlich: Um die richtige Interpretation von Daten zu gewährleisten, sollten Controller*innen die Gesprächspartner einschätzen können.

BI als fachliche Weiterentwicklung & Reporting-Optimierer

Self-Service Business Intelligence stellt eine Möglichkeit dar, um nutzerfreundliche und gute Reportings zur Verfügung zu stellen, in denen Controller*innen alle Aspekte guter Reportings berücksichtigen können. Wenn du bei den zuvor genannten Aspekten eines zielführenden Reportings bemerkt haben solltest, dass du noch Optimierungsbedarf in Sachen Reportings hast, solltest du über den EInsatz eines Self-Service Business Intelligence Tools nachdenken. Dafür sind keinerlei Programmierkenntnisse oder die Zusammenarbeit mit IT-Spezialisten erforderlich. Und du hast nebenbei eine gute Einstiegs- und Weiterbildungsmöglichkeit in das Thema „Data Science“ gefunden.

Wenn du sehen möchtest, wie ich mein erstes BI-Projekt ohne Erfahrung durchgeführt habe, dann lies gerne diesen Artikel!