Die wichtigsten Schritte eines BI-Projekts im Controlling

Mein erstes BI-Projekt im Controlling habe ich im Rahmen meines dualen Masterstudiums durchgeführt.
Wenn du nachlesen willst, wie es dazu gekommen ist, dass ich dieses Projekt gemacht habe, kannst du das hier nachlesen.
Die Vorgehensweise bei diesem BI-Projekt hat sich seitdem immer wieder bewährt, weshalb ich heute die für mich wichtigsten Schritte eines BI-Projekts teilen möchte.

1. Die Bedarfsanalyse
2. Die Anforderungsanalyse
3. Die Architekturphase
4. Die Konstruktionsphase
5. Die Einführung

Schritte eines BI-Projekts

Die Bedarfsanalyse

Die Bedarfsanalyse ist der einzige der fünf Schritte, welche nur einmalig zu Beginn des Projektes durchgeführt werden sollte.
In diesem ersten Schritt sollten zum einen die Projektziele genau definiert werden. Zum anderen sollte an dieser Stelle eine Analyse der Ist-Situation erfolgen, die den Ausgangspunkt der Projektes darstellt.

In diesem Schritt solltest du dir also zuerst einmal über den Bedarf eines BI-Tools / neuen Reportings /etc. bewusst werden und genau hinterfragen, wer dieses für seine Arbeit benötigt.

Meiner Meinung nach ist die Bedarfsanalyse ein elementarer Schritt bei einem BI-Projekt, da du neue Reportings oder schön aussehende Dashboards niemals nur erstellen solltest, weil sie „fancy“ sind und es irgendwie im Trend liegt, sondern nur, wenn du dadurch einen Mehrwert schaffen kannst!⁣

Wenn du den Bedarf von Beginn an genau analysierst, kannst du viel einfacher sicher stellen, dass du mit deinem BI-Tool oder Dashboard auch ein Problem löst und diese im Nachhinein auch regelmäßig genutzt werden, da sie ihre Arbeit erleichtern.

Für die Bedarfsanalyse gilt also wie für viele andere Produkte und Dienstleistungen: Definiere und kenne deine Zielgruppe!

Die Anforderungsanalyse

Nachdem der Bedarf in Form der Zielgruppe und Zielen des neuen Tools/ Reportings definiert wurde, können darauf basierend die Anforderungen an das Tools/Reporting definiert werden.
Der Austausch mit den späteren Nutzern (der Zielgruppe) ist hierfür besonder hilfreich. Aus diesem Grund ist es besonders wichtig, die Zielgruppe im ersten Schritt genau zu definieren und ihre Probleme mit den aktuellen Reportings gut zu kennen.

Aus den Problemen lassen sich nun die genauen Anforderungen an ein Reporting definieren.

Dadurch schaffst du es zum einen, dass du mit dem neuen (BI-)Tool ein Problem deiner Zielgruppe löst und sie es im Anschluss auch regelmäßig nutzen. Zum anderen ist eine gute Dokumentation der Anforderungen die Grundlage der darauffolgenden Architekturphase, in der ein neues Dashboard oder Reporting erstellt wird. Mithilfe der definierten Anforderungen schaffst du es, dich auf das Wesentliche und von der Zielgruppe benötigte zu konzentrieren.

Die Architekturphase

Zu Beginn der Architekturphase muss zu einem definiert werden, welche Kennzahlen aus welchen Systemen und Tools (Datentöpfe) gezogen werden können.

Je nachdem mit welchen Systemen und Tools du arbeitest, kann es sein, dass du deine Datentöpfe direkt mit einem BI-Tool verknüpfen kannst. Evtl musst du auch einen Zwischenschritt über Excel gehen oder im Zweifel sogar alle benötigten Kennzahlen manuell zusammen tragen.

Die Konstruktionsphase

Wenn du alle benötigten Kennzahlen und Daten zusammen getragen hast, kannst du damit beginnen den Report oder dein Dashboard zu erstellen. Setze dabei benötigte Formeln auf, um Daten gegebenenfalls in einen Zusammenhang zu setzen und erstelle benötigte Grafiken und Tabellen.

Berufe dich dabei immer wieder auf die zuvor definierten Anforderungen, damit du den Überblick behälst!

Ich empfehle auch immer, die Zielgruppe oder zumindest einige Vertreter der Zielgruppe regelmäßig um Feedback zu fragen und Zwischenergebnisse zu präsentieren. Denn du weißt ja, mit jedem (BI-)Projekt und neuem Reporting wollen wir bei bestimmten Personen mehr Transparenz in ausgewählte Unternehmenskennzahlen bringen.

Die Einführung

Der letzte Schritt eines (BI-)Projektes ist schließlich die Einführung des neuen Reportings / des neuen Tools.

Dazu gehören eine finale Testphase, der Roll-Out sowie falls benötigt die Schulung der Nutzer.

Insbesondere durch die Einführung und Schulung hast du eine letzte Möglichkeit die Nutzer vom neuen Tool zu überzeugen und dadurch zu ermöglichen, dass dieses im Arbeitsalltag genutzt wird und einen Mehrwert liefern kann.


Wenn du Interesse daran hast ein solches Projekt mit mir durchzuführen, dann kannst du den Concept Design-Workshop bei mir buchen. In diesem gemeinsamen Termin werden wir die ersten beiden Schritte (die Bedarfs- und Anforderungsanalyse) gemeinsam bearbeiten. Danach stelle ich dir frei, ob du die weiteren drei Schritte durch mich, unter meiner Anleitung oder ganz alleine durchführst. Weitere Infos findest du hier. Ein Erstgespräch ist dabei völlig kostenlos und unverbindlich.

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